Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de valores monetários) de um dado período - pode ser diário, semanal, mensal, etc. O fluxo de caixa é composto dos dados obtidos dos controles de contas a pagar, contas a receber, de vendas, de despesas, de saldos de aplicações, e todos os demais que representem as movimentações de recursos financeiros disponíveis da organização.

De probloggers a músicos, todo profissional que atua de forma autônoma ou independente precisa saber controlar as entradas e saídas financeiras para poder maximizar o retorno e evitar problemas por não poder prever as sobras e faltas de disponibilidades.

O demonstrativo de fluxo de caixa também pode ser um instrumento contábil legal, contexto em que toma um aspecto mais formal e rígido. Se a sua intenção é realizar o controle contábil de uma empresa, para propósitos fiscais, societários ou outros, provavelmente a melhor alternativa é procurar orientação com um contabilista de sua confiança.

Nossa missão hoje, detalhada abaixo, é conhecer melhor o Fluxo de Caixa pessoal como instrumento de acompanhamento para apoio à tomada de decisão. E o foco será a situação específica dos profissionais autônomos, sejam eles desenvolvedores web, probloggers, artistas, ou qualquer outro profissional que encare os desafios de administrar seu negócio individual, com várias fontes de renda variáveis, prestando serviços para múltiplos clientes.


Fluxo de caixa como instrumento gerencial

Antes de prosseguir, um alerta: o mecanismo do fluxo de caixa é bastante simples, mas nenhum sistema de informações pode funcionar sem que os dados relevantes sejam constantemente atualizados nele. Da mesma forma, o sistema não tem qualquer utilidade se os dados não forem analisados periodicamente, e se a organização não tiver confiança neles. Em outras palavras: se não for haver compromisso em manter o fluxo de caixa sempre atualizado, pode ser melhor nem mesmo se dar ao trabalho de tentar implementá-lo.

Outro aspecto a ser levado em conta é o das dependências: o Fluxo de Caixa precisa de dados que nascem em um bom método de controle de contas a pagar, contas a receber, acompanhamento de saldos de aplicações bancárias, faturamento, despesas, etc. Antes de se preocupar com sistemas agregadores, como o Fluxo de Caixa, você precisa dar atenção a estes outros métodos de coleta de dados específicos. E isto tem vantagens adicionais, como levar a um melhor acompanhamento das suas posições em relação a clientes, fornecedores, taxas públicas, etc. Não há como ter um relatório de fluxo de caixa atualizado se você não registra regularmente as faturas e nem acompanha se os seus clientes estão pagando-as em dia, por exemplo.

E aqui quando falo em sistemas, tomo a palavra em sentido amplo. Embora seja desejável informatizar estes processos, é perfeitamente possível realizar o acompanhamento de fluxo de caixa da maioria dos autônomos usando papel, lápis e régua. Mas acredito que a maior parte da audiência deste texto do Efetividade não tenha dificuldade em ter acesso a um computador, e vá achar vantajoso usar esta ferramenta tecnológica para o controle de suas atividades. Neste caso, além de poder escolher entre diversos sistemas contábeis voltados ao uso individual (alguns até mesmo adaptados a necessidades específicas, como as dos profissionais liberais), você pode optar por uma boa planilha eletrônica, inclusive porque as fórmulas usadas em fluxos de caixa pessoais são extremamente simples. Recomendo a planilha do BrOffice ou a do Google Docs para começar.


Para que serve o Fluxo de Caixa


O Fluxo de Caixa é um instrumento de controle que auxilia na previsão, visualização e controle das movimentações financeiras de cada período. A sua grande utilidade, no contexto que estamos apresentando hoje, é permitir a identificação (especialmente prévia, mas também posterior) das sobras e faltas no caixa, possibilitando ao profissional planejar melhor suas ações futuras ou acompanhar o seu desempenho.

Em uma empresa, o ideal é que o período de acompanhamento seja diário, mas autônomos que usem o sistema exclusivamente como instrumento gerencial podem se virar com períodos maiores - semanal ou até mensal - dependendo da sua liquidez. Períodos menores permitem maior eficiência nos investimentos e aplicação financeira dos saldos positivos, mas em compensação geram maior esforço ou custo de acompanhamento, no fenômeno conhecido como overhead. É importante que você encontre o seu ponto de equilíbrio.

De uma forma ou de outra, um controle de fluxo de caixa bem feito é uma grande ferramenta para lidar com situações de alto custo de crédito, taxas de juros elevadas, redução do faturamento e outros fantasmas que rondam os empreendimentos. Ele permite:

-Avaliar se as vendas presentes serão suficientes para cobrir os desembolsos futuros já identificados.
-Calcular os momentos ideais para reposição de estoque ou materiais de consumo, considerando os prazos de pagamento e as disponibilidades.
-Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços.
-Saber se é ou não possível conceder prazos de pagamentos aos clientes.
-Saber se é ou não possível comprar à vista dos fornecedores, para aproveitar alguma promoção.
-Ter certeza da necessidade ou não de obter um empréstimo de capital de giro.
-Antecipar as decisões sobre como lidar com sobras ou faltas de caixa.

Mas não pense que um empreendimento individual em que haja grande folga entre as receitas e as despesas (ou seja: em que ocorra saldo positivo com facilidade todos os meses) não pode se beneficiar deste controle adicional: saber antecipadamente *quanto* vai sobrar, e *quando* este dinheiro estará disponível, permite escolher as melhores aplicações financeiras e selecionar o momento ideal para usar este dinheiro, oferecer condições mais vantajosas (por exemplo: prazo) para clientes selecionados, e muito mais.